Sie möchten also eine Benefizveranstaltung organisieren? Das ist ein großartiger Plan! Viele Leute fragen sich vor einem solchen Vorhaben: Wie sammle ich denn nun eigentlich am Besten Geld für einen guten Zweck? Um Sie gleich einmal zu bestärken: Ein Konzert zu planen ist schonmal eine gute Wahl. Es ist zwar mit etwas Aufwand verbunden, ein Benefizkonzert lohnt sich aber dafür häufig nicht nur im Geldbeutel. Es ist auch eine sehr lohnende Erfahrung und die Organisation kann sogar Spaß machen. Von dem Aufbau eines funktionierenden Teams über einen guten Zeitplan bis hin zu Details, wie ein Musik Studio mieten, um auf Ihrer Veranstaltung CDs verkaufen zu können: Hier kommen 7 Tipps, wie Sie ein erfolgreiches Benefizkonzert organisieren können.

1: Bauen Sie ein gutes Team auf

Mit einem guten Team steht oder fällt alles. Das gilt auch für ein gemeinnütziges Konzert. Sie müssen also ein Team um sich scharen, welches die gleichen Ziele verfolgt wie Sie und dem Sie vertrauen können. Das Wichtigste ist hierfür, dass die Teammitglieder Ihre Begeisterung für die Sache teilen. Das ist besonders deshalb der Fall, da es bei einem Benefizkonzert keine Bezahlung geben wird. Umgeben Sie sich mit Menschen, die positiv und ermutigend sind, denen Sie vertrauen und die an Sie und an die Sache, also an das Benefizkonzert, glauben. Am Besten haben diese Menschen unterschiedliche Stärken und können auch gut miteinander arbeiten. Sie können auch Teambuilding-Maßnahmen vorschlagen, damit das Team am Tag des Konzertes auch wirklich untereinander funktioniert.

2: Ein solider Zeitplan – Von Konzert über Musik Studio mieten bis ins Detail

Bevor Sie mit der Organisation Ihres Benefizkonzertes loslegen, sollten Sie sich einen sehr genauen Zeitplan erstellen. Dieser sollte alle Details, groß und klein beinhalten, da Dinge oft einen gewissen Vorlauf benötigen. Möchten Sie zum Beispiel bei Ihrem Konzert auch CDs oder Merge verkaufen, um zusätzliche Einnahmen zu generieren, so müssen diese CDs zunächst produziert werden. Hierfür können Sie ein Musik Studio mieten. Schwierig wird es jedoch, wenn Ihnen erst am Tag des Konzertes auffällt, dass Sie ja CDs geplant, jedoch nicht vorausschauend geplant und daher vergessen haben, dass Sie ja ein Musik Studio mieten hätten müssen. Besser: Alles bis ins Detail planen, bevor Sie mit der Arbeit überhaupt beginnen. Dann kann auch nichts schief gehen. 

3: Budgetplanung: Überschätzen, wie viel Sie ausgeben, und unterschätzen, wie viel Sie einnehmen

Wer ein Benefizkonzert organisiert, der hat natürlich vorrangig die Einnahmen für den guten Zweck dabei im Kopf. Das Ziel ist es also, so viel Geld wie möglich zu sammeln. Es werden allerdings auch unvermeidliche Kosten wie die Buchung eines Veranstaltungsortes, Werbung und andere Kleinigkeiten anfallen. Die Faustregel lautet: Spenden lassen kommt besser an als Eintritt zu nehmen, ist jedoch weniger gut planbar. Versuchen Sie, Werbekosten und Ausgaben zu reduzieren, indem Sie Veranstaltungsorte und andere mit ins Boot holen und Sie ebenfalls von Ihrer Sache überzeugen. Und immer dran denken: Besser zu viele Ausgaben und zu wenig Einnahmen einplanen, als umgekehrt.

4. Erzählen Sie ALLEN von Ihrem Benefizkonzert!

Wer eine richtig gute Show auf die Beine stellen will, der muss mit Herzblut dafür brennen. Und wer das tut, der wird in den nächsten Wochen Freundes- und Bekanntenkreise unaufhörlich damit nerven. Gut so! Erzählen Sie von Ihrem Konzert. Laden Sie alle ein, bitten Sie Freunde und Verwandte, die Infos weiterzugeben. Auch hier können Sie Werbekosten sparen! Nutzen Sie Social Media, vereinbaren Sie Termine mit Wirtschaftsführern, geben Sie Ihrem Barkeeper und jedem, der sich in Ihrer Nähe an der Bar befindet einen Flyer oder malen Sie selbst Plakate. Sie sind der Anführer, dem andere folgen, um Gutes zu tun. Seien Sie laut. Seien Sie enthusiastisch. Sie tun eine gute Sache und dürfen auch darüber sprechen, um andere zu motivieren! Scheuen Sie sich nicht, um Hilfe zu bitten. Vielleicht werden Sie sogar überrascht sein, wie viele Menschen bereit sind zu geben. Doch wer nicht fragt, der wird auch nichts bekommen…

5. Reflektieren Sie täglich, was Sie erreicht haben und stecken Sie neue Ziele für den nächsten Tag

Wer ein Benefizkonzert organisieren möchte, sollte immer etwa zwei bis drei Must-do-Aufgaben pro Tag haben. Es müssen keine großen Meilensteine sein, aber doch groß genug, damit das Ganze täglich voran geht. Dies hilft Ihnen, motiviert am Ball zu bleiben. es gibt Ihnen und Ihrem Team außerdem einen klaren roten Faden und garantiert Produktivität. Geben Sie Ihren Teamkollegen Fristen und sehr spezifische Aufgaben. Dies verhindert Verwirrung und Zeitverschwendung.

6. Auch mal Pause machen

Ein Benefizkonzert zu Organisieren ist keine kleine Aufgabe. Vergessen Sie darüber hinaus nicht, sich auch mal Zeit für sich zu nehmen. Machen Sie eine Pause, schalten Sie ab – und kommen Sie dann mit voller Power wieder zurück. 

7. Kommunikation ist bei Benefizveranstaltungen besonders wichtig

Warum gerade bei gemeinnützigen Veranstaltungen? Ganz einfach: Weil Sie möchten, dass möglichst viele Menschen kommen und geben. Und zwar nicht, um ein Produkt zu kaufen, was diese Menschen brauchen und dann in der hand halten, sondern um etwas Gutes zu tun. Was Ihre Gäste dafür bekommen ist: Sich gut zu fühlen. Verstärken Sie dieses Gefühl, indem Sie mit Ihren Gästen im Vorfeld und auf der Veranstaltung selbst kommunizieren. Zeigen Sie Ihre Leidenschaft für die Sache, inspirieren Sie Ihre Gäste, Teil Ihrer Veranstaltung zu sein. Ihr Job ist es, Werte zu übermitteln, und dafür gibt es keinen besseren Weg als echte, persönliche Kommunikation. Reagieren Sie außerdem so schnell wie möglich auf E-Mails und Telefonanrufe. Es kann als respektlos angesehen werden, Ihre Gäste warten zu lassen, und es wäre eine Schande, Unterstützung zu verlieren, nur weil Sie ein wenig zu lange gebraucht haben, auf eine E-Mail zu antworten. Lassen Sie sich hierbei ruhig von Ihrem Team unterstützen. In jedem Fall gilt: Lassen Sie Ihre Gäste Immer wissen, wie sehr Sie ihre Unterstützung schätzen und wie viel sie Ihnen bedeuten. Oftmals sind es die kleinen Dinge, die den größten Erfolg bringen. Und zu guter Letzt natürlich: Lächeln und selbst Spaß haben nicht vergessen!