Die Digitalisierung ist für viele Unternehmen zu einem wichtigen Erfolgsfaktor geworden, wenn es um zukünftige Märkte und die Konkurrenzfähigkeit geht. Dies betrifft nicht nur die Geschäftsprozesse selbst, sondern auch viele Bereiche in der Verwaltung. Oft wird hier zwar vom papierlosen Büro gesprochen, allerdings sieht die Realität aktuell und wohl auch in Zukunft doch etwas anders aus, denn Dokumente in Papierform werden auch weiterhin wichtig bleiben.
Die Gründe hierfür sind sehr unterschiedlich und reichen von der Sicherheit und dem Datenschutz bis hin zum Vertrauen und der Zugänglichkeit. Dies betrifft insbesondere rechtliche und offizielle Angelegenheiten, wo Dokumente in Papierform bevorzugt werden und oft auch notwendig sind – besonders, wenn diese persönlich unterschrieben werden müssen. Dies gilt insbesondere dann, wenn wichtige Unterlagen archiviert werden müssen. Hier haben sich Papierdokumente als deutlich zuverlässiger bewährt, während sich digitale Speichertechnologien schnell verändern und veralten können.
Diese Dokumente werden am häufigsten in Unternehmen gedruckt
In Unternehmen werden in der Regel täglich zahlreiche Dokumente ausgedruckt, wobei dies auch von der jeweiligen Branche abhängig ist. Zu den häufigsten Dokumenten gehören beispielsweise Verträge wie etwa Arbeitsverträge, Lieferverträge und auch Mietverträge, welche in den meisten Fällen in Papierform aufbewahrt werden. Hinzu gesellen sich auch immer wieder Rechnungen und Quittungen, die trotz digitaler Buchhaltungssysteme oft ausgedruckt und archiviert werden. Ähnlich verhält es sich mit Meetingunterlagen wie etwa Protokollen und Präsentationen, die dann bei Bedarf auch an die Mitarbeiter oder Kunden ausgehändigt werden können.
Auch Marketingmaterialien wie etwa Broschüren, Flyer und Poster werden regelmäßig in Unternehmen ausgedruckt, um sie beispielsweise Kunden auf Messen, per Briefsendung oder auf geschäftlichen Veranstaltungen zu überreichen. Insbesondere wenn die Auflagenzahlen eher gering ausfallen, lohnt sich oft nicht die Beauftragung einer professionellen Druckerei, so dass mit einem eigenen Drucker in den meisten Fällen die entsprechenden Unterlagen selbst und wesentlich günstiger ausgedruckt werden können.
Die passende Drucktechnologie für den richtigen Einsatzzweck
Um die Effizienz im Unternehmen zu steigern, sollte bei der Wahl des Druckers nicht unbedingt der Kaufpreis im Vordergrund der Betrachtung liegen. Vielmehr sollten die laufenden Kosten hinsichtlich der Verbrauchsmaterialien sowie die angebotenen Funktionen im Fokus stehen. Der Grund hierfür liegt darin begründet, dass ein sehr günstiger Drucker oft nicht die Erwartungen erfüllt, die man sich insbesondere im gewerblichen Bereich wünscht.
Zunächst muss zwischen der geeigneten Drucktechnologie gewählt werden, wobei man in der Regel auf einen Tintenstrahldrucker, Laserdrucker oder in einigen Spezialfällen auch auf einen Nadel- bzw. Matrixdrucker zurückgreift. Wird recht häufig in Farbe gedruckt, dann kann sich der Kauf eines Tintenstrahldruckers lohnen, denn dieser eignet sich insbesondere für Farb- und Fotodrucke. Allerdings sind die Druckkosten pro Seite oft recht hoch, sofern man auf das Originalzubehör des Druckerherstellers statt auf günstige Druckerpatronen von Drittanbietern zurückgreift. Werden hingegen viele und primär Textdokumente in schwarz-weiß gedruckt, dann bieten sich fast immer Laserdrucker mit ihrer Toner-Technologie an. Hier sind die Druckkosten pro Seite in der Regel deutlich günstiger als beim Tintenstrahldrucker. Für spezielle Einsatzzwecke, bei denen Durchschläge wie etwa in der Logistik oder in Arztpraxen benötigt werden, kann auch heute noch ein klassischer Nadeldrucker die erste Wahl sein.
Darauf sollte man bei der Wahl des Firmendruckers achten
Neben der Drucktechnologie und der Kompatibilität mit Alternativdruckerzubehör sollten insbesondere die Features und Leistungsdaten in den Fokus der Betrachtung rücken. Dazu zählen beispielsweise die Druckgeschwindigkeit und die Druckqualität. Insbesondere bei hohen Druckvolumina können lange Wartezeiten schnell unnötige und teure Kosten verursachen, während eine schlechte Druckqualität – gemessen in DPI – nicht selten für ein schlechtes Image bei Kunden und Lieferanten sorgen kann. Auch die Wartung und der technische Support eines Druckers sollte nicht vergessen werden, denn ein anfälliger Drucker kann für längere Ausfallzeiten sorgen, die sehr schnell hohe Kosten verursachen. Neben den technischen Leistungen sollten auch der Platzbedarf sowie die Benutzer- und Umweltfreundlichkeit des Druckers nicht außer Acht gelassen werden.
